La organización es fundamental para mejorar la eficiencia en el trabajo. Son muchas las culturas que son conscientes de esta cualidad, como es el caso de la cultura nipona, así como también la cultura china y las teorías sustentadas en el principio del yin y el yang —y todo lo que tiene que ver con equilibrar estos dos aspectos—. El orden trae consigo una gran cantidad de ventajas para quienes lo adoptan y lo incorporan en su forma de vida. La primera de ellas es la disminución del estrés, pero también —y muy importante para lo que nos incumbe en este artículo— la potenciación de la concentración. Organizar un espacio de trabajo es de vital importancia para conseguirlo, además, despeja el ambiente, fomenta la creatividad y aporta una mayor energía. Otra de las cualidades del orden es que mejora el estado de humor y contribuye al descanso —en el caso del orden en los dormitorios—.
En este artículo queremos explicarte qué puedes hacer para organizar espacios de trabajo. Te ofrecemos varios consejos, incluso te proponemos ideas si lo que quieres es aprovechar un mismo lugar para trabajar y descansar en los tiempos destinados para ello. Sigue leyendo para más información.
Organizar espacio de trabajo: los sistemas de almacenaje
Lo primero y lo más importante que debes tener en cuenta a la hora de organizar un espacio de trabajo para que este resulte más eficiente y confortable es la incorporación de sistemas de almacenaje. Es de vital importancia que lo hagas ya que gracias a ellos podrás guardar todos los ficheros y documentos que resultan imprescindibles en tu despacho, pero sin que estorben. Son muchos los diferentes tipos de muebles de almacenaje que podemos encontrar, algunos de los más utilizados son los siguientes:
- Estanterías: Las estanterías te servirán para poder guardar tus libros, diccionarios, enciclopedias y otros muchos objetos que te resultan de utilidad para trabajar. También para decorar tu espacio de trabajo y darle un toque más personal, ya que los objetos que coloques sobre ellas quedarán a la vista de quienes entren en el despacho.
- Escritorios con cajones: Los escritorios con cajones son uno de los sistemas de almacenaje más necesarios para aprovechar al máximo el espacio de nuestro despacho, tener a mano todo lo que necesitamos sin que nos moleste y mejorar nuestro rendimiento diario.
- Armarios de oficina con llave: En estos armarios podemos guardar los documentos más importantes y confidenciales, tanto laborales, como los personales relacionados con los gastos, cuentas bancarias y demás.
- Archivadores: Estos muebles son los más clásicos de una oficina. En ellos pueden almacenarse todo tipo de documentos e información, además al hacer uso de ellos te asegurarás de que los documentos no se estropean o deterioran y crearás un ambiente más relajado y seguro.
- Chifonieres: Son muy similares a los aparadores e incluso a las cómodas, aunque orecen una mayor cantidad de compartimentos donde almacenar los documentos y demás material de oficina. Resultan muy prácticos y útiles.
- Taquillas: En las taquillas podemos almacenar objetos de mayor tamaño, en comparación con el resto de muebles. Es ellas podemos guardar documentos o archivos importantes, pero también ropa de repuesto, posesiones de gran valor, correos y paquetes entregados y mucho más.
La digitalización de los documentos
Otra de las formas más efectivas que tenemos para organizar nuestro espacio de trabajo y evitar que este sea un caos es la digitalización de documentos. De esta forma podremos evitar tener todo el escritorio lleno de papeles, archivadores, libretas, agendas y demás documentos. Hoy en día todo tiende hacia lo digital, de esta forma se evita el gasto innecesario del papel y se ayuda a preservar los bosques y el planeta. Tenemos a nuestra disposición muchas formas de digitalizar los documentos, como son los escáneres. Además, ahorraremos en las impresiones de tinta. Nuestra recomendación es que adquieras uno o varios discos duros para almacenar en ellos toda la información relativa a lo laboral.
Destinar un rincón para el descanso: despacho con cama abatible
Tal como establece el ministerio de Trabajo y Economía Social en su reglamento sobre la Jornada Laboral, todo trabajador debe contar con un tiempo obligatorio para el descanso diario, durante la jornada y semanal. Este, además de ayudar a mejorar la salud y la recuperación del trabajador, resulta muy útil para aumentar la productividad. Tal como establece la norma, cuando la duración de la jornada diaria excede de seis horas se debe establecer un periodo de descanso durante la misma de una duración mínima de 15 minutos. La importancia de descansar adecuadamente ayuda a mejorar el rendimiento del trabajador, como demuestran muchos estudios. Es por esta razón por la cual recomendamos organizar un despacho con cama abatible. Esta podrá ser aprovechada en los momentos de relax para reponer energías, además, al tratarse de un mueble abatible, pasará desapercibido cuando no esté siendo utilizada. Los despachos con camas abatibles de han popularizado mucho en los últimos tiempos debido a los beneficios que aporta descansar cada cierto tiempo para evitar la saturación mental y para recuperarse.
Espacio de trabajo juvenil: cama abatible con escritorio
En el caso de que referirnos a un espacio de trabajo juvenil, nuestra recomendación es, así mismo, la incorporación de una cama abatible con escritorio —sobre todo, en el caso de las habitaciones con reducido tamaño o en las habitaciones compartidas con varios hermanos—. De esta forma el menor tendrá la posibilidad de estudiar y realizar sus trabajos cuando sea necesario sin que la cama le moleste. Después podrá desplegarla, e incluso esconder el escritorio para disfrutar de un espacio exclusivo para dormir. Las camas abatibles con escritorio resultan muy cómodas y confortables, además tienen la misma calidad y prestaciones que cualquier otra cama normal.
Ordenar la mesa de escritorio
Uno de los aspectos más importantes es el de ordenar el escritorio. Para ello, se pueden digitalizar los documentos —como explicábamos más arriba—, pero también organizar los objetos que van encima de él, como los flexos, las luces, las grapadoras, los lapiceros, las tazas y demás. Te recordamos que cuanto más despejado esté mejor, por lo que puedes aprovechar las estanterías para guardar objetos que no utilizas a diario, como los abrecartas, el pegamento, los sobres, las hojas en blanco y demás.
